Iscrizione VIES: un’obbligo per chi intende operare in UE

I soggetti IVA che intendono effettuare operazioni intracomunitarie devono registrarsi al sistema VIES. Un sistema che funge da banca dati e permette alle amministrazioni finanziarie degli Stati UE di scambiare informazioni. Inoltre, favorisce il controllo delle partite IVA dei fornitori. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta, perché è un obbligo formale e quando bisogna nominare un rappresentante fiscale ai fini IVA.

VIES: una banca dati fondamentale

Il VIES – Vat Information Exchange System – è un sistema informatico che raccoglie e trasmette tutti i dati relativi alle partite IVA comunitarie registrate. Si tratta di una vera banca dati, a disposizione delle amministrazioni finanziarie degli Stati membri UE e dei singoli contribuenti in possesso di una partita IVA comunitaria. Se per le amministrazioni locali l’uso del VIES è fondamentale per i controlli finanziari, per il singolo contribuente il VIES rappresenta un importante strumento per verificare la validità della partita IVA del soggetto “estero” con il quale si instaura un rapporto commerciale.
L’obbligo di iscrizione al VIES è stato introdotto dal Decreto Legge n. 78 del 2010, per adeguare il nostro ordinamento a quello europeo.

Iscrizione VIES: chi interessa e come procedere

L’obbligo riguarda i soggetti passivi di IVA che compiono scambi commerciali (vendite e/o acquisti di beni/servizi) con entità residenti in paesi membri dell’Unione europea; soggetti tenuti all’apertura della partita Iva comunitaria. I due adempimenti sono in effetti collegati: chi apre una partita IVA comunitaria deve richiedere l’iscrizione al VIES.

Chi opera in UE senza iscriversi al VIES, ma con partita IVA comunitaria non incorre in una violazione di sostanza, ma di forma. Cosa significa? Che può continuare a svolgere le sue attività commerciali, ma è tenuto pagare una sanzione pari a 250 € per aver violato un obbligo di forma.

I soggetti che intendono iscriversi al VIES devono rivolgersi all’Agenzia delle Entrate per via telematica, dopo aver presentato la dichiarazione di attività o successivamente. Anche i soggetti non residenti possono richiedere l’iscrizione al VIES, ma devono prima provvedere alla nomina di un rappresentante fiscale o all’identificazione diretta IVA e poi presentare l’apposita documentazione dimostrativa all’ente competente.

Cosa sono le operazioni intracomunitarie?

Sono intracomunitarie tutte quelle operazioni di acquisto e/o vendita che si verificano tra due o più soggetti passivi di Iva residenti in diversi Stati membri UE. Queste operazioni non sono imponibili nel Paese del venditore, ma soggette ad IVA nel Paese di destinazione del bene.

Registrazione fattura: le norme da seguire per il VIES

La fattura va registrata entro 15 giorni o entro il mese di riferimento, considerando la data di ricezione della merce o la data presente in fattura, se questa è stata emessa prima della ricezione dei beni. La registrazione della fattura deve avvenire tramite inversione contabile – regime reverse charge – annotando l’operazione nel registro IVA acquisti e IVA vendite.

Controllo VIES, come evitare l’esclusione dalla banca dati

Le amministrazioni finanziarie provvedono ad effettuare un controllo al VIES nei confronti dei possessori di p. IVA, sull’esattezza e completezza dei dati, entro 6 mesi dall’inclusione nell’archivio VIES. I controlli possono essere ripetuti ogni volta che si manifestano incongruenze tra i dati dichiarati e quelli forniti all’Agenzia delle Entrate; in questo caso, quindi, può essere notificato un provvedimento in merito alla chiusura della p. IVA che comporta automaticamente l’esclusione dalla banca dati VIES.

In caso di verifiche, se il soggetto risulta in possesso dei requisiti oggettivi e soggettivi richiesti, ma colpevole e consapevole di aver effettuato operazioni intracomunitarie in contesto di frode, avviene l’esclusione dal VIES e l’invalidazione della partita Iva comunitaria associata.

Nomina del rappresentante fiscale per i soggetti non residenti

I soggetti imprenditoriali non residenti, interessati dalla cessione di beni e/o servizi in uno o più paesi comunitari, sono tenuti all’identificazione diretta ai fini IVA o alla nomina di un rappresentante fiscale in loco. Quest’ultima soluzione permette di individuare un soggetto che:

• si occupa degli adempimenti locali in materia di IVA
• presenzia fisicamente in caso di controlli da parte delle autorità fiscali straniere
• è co-responsabile degli obblighi relativi al pagamento dell’IVA

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