Operazioni all’estero e trasferte dipendenti: cosa sapere sul trattamento fiscale

È comune tra le imprese riconoscere una cifra da destinare, come indennità, per sostenere le spese per svolgere attività all’estero. Come per ogni operazione gravata da Iva, la difficoltà più frequente è quella di isolare dal trattamento fiscale il costo sostenuto dal datore di lavoro e l’imponibilità delle spese legate al dipendente.

Le spese indicate si distinguono in quattro diverse categorie: viaggio, vitto (completamente a carico del datore), spese di rappresentanza, alloggio, altri importi.

In quanto ai rimborsi, argomento caldo quando si tratta di trasferte, anche questi vanno distinti in: richieste analitiche, con nota sottoscritta da parte del dipendente, con data della trasferta e singoli dettagli con le spese affrontate; forfettarie, con spese di viaggio annesse, solo se deducibili dal reddito del titolare e affrontate in caso di trasferte fuori dal territorio della sede aziendale entro un determinato limite di spesa (circa 181 euro in Italia, circa 258 euro all’estero); rimborsi analitici e forfettari.

Gli obblighi Iva delle aziende che svolgono attività all’estero

Cosa accade, invece, quando impresa e professionista non solo si recano all’estero, ma fanno operazioni con operatori non italiani? Hanno degli obblighi Iva diversi a seconda che l’impresa con la quale entrano in contatto sia europea o extra-europea, e in base ad altri criteri siglati dall’Agenzia delle Entrate. Le operazioni che si svolgono all’estero, infatti, sono particolari per la deducibilità dei costi e, più genericamente, per il regime IVA vigente nel paese di riferimento.

Col fine di arginare l’eventualità di frodi fiscali, il D.L 78/2010, coerentemente con quanto indicato dalla Commissione Europea, ha stabilito nel tempo che le operazioni intracomunitarie debbano passare per l’ok dell’Amministrazione finanziaria. Per questo motivo è nato l’archivio informatico dei soggetti autorizzati alle operazioni intracomunitarie, il VIES-VAT Information Exchange System.

Per rientrarvici è necessario indicare, al momento della dichiarazione di inizio attività, la volontà di avviare scambi intracomunitari e i presunti importi; l’articolo 22 del D.Lgs 175/2014, inoltre, regola l’inclusione nella banca dati dell’archivio VIES delle partite Iva comunitarie.

I soggetti in possesso di partita Iva non iscritti al Vies sin dall’avvio dell’attività, possono provvedere in itinere, attraverso un’apposita comunicazione.

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